A decisão de abrir mão de uma administradora profissional para adotar a autogestão em um condomínio geralmente nasce do desejo de reduzir custos mensais e centralizar o controle das finanças. Embora o modelo pareça atrativo pela possibilidade de gestão direta, ele exige que o síndico e o conselho assumam responsabilidades administrativas, operacionais e jurídicas que vão muito além da simples supervisão do zelador ou da portaria.
Na autogestão, o síndico assume a emissão de boletos, o controle de inadimplência e o pagamento de fornecedores. Sem o suporte de um software especializado e de um contador dedicado, o risco de erros no fechamento do balancete aumenta consideravelmente. É necessário que o responsável tenha disciplina rigorosa para conciliar contas bancárias diariamente, pois qualquer falha na prestação de contas gera desconfiança entre os moradores. Além disso, a gestão de impostos e encargos trabalhistas exige conhecimento técnico constante, já que a legislação tributária e previdenciária sofre alterações frequentes.
A maior parte dos condomínios possui funcionários próprios. Ao retirar a administradora, o síndico passa a ser o gestor direto de toda a folha de pagamento. Isso inclui:
O condomínio é um ente que responde legalmente por uma série de obrigações, desde a segurança do trabalho até a manutenção preventiva dos elevadores. Administradoras costumam emitir alertas sobre a validade de laudos técnicos, como o Auto de Vistoria do Corpo de Bombeiros (AVCB). Sem essa assessoria, o síndico pode perder prazos críticos. A responsabilidade civil e criminal do representante legal torna-se ainda mais sensível quando não há um suporte jurídico para filtrar a validade de contratos de prestação de serviços ou mediar conflitos internos que possam chegar à esfera judicial.
O dia a dia de um prédio exige compras emergenciais, cotação de materiais e gestão de prestadores de serviço. O benefício imediato da autogestão é a agilidade na tomada de decisão, já que não há necessidade de aprovação externa para compras simples. Contudo, o lado negativo é a perda do poder de barganha que grandes administradoras possuem junto a fornecedores devido ao volume de condomínios que representam. O síndico acaba negociando sozinho, o que pode encarecer a compra de insumos básicos para o funcionamento da rotina.
Para que o condomínio avalie a viabilidade dessa mudança, o conselho deve analisar se há moradores com tempo disponível e competência técnica para as funções contábeis e administrativas. A transparência deve ser a regra máxima: a criação de um portal online de acesso irrestrito, onde todos os condôminos possam auditar os gastos em tempo real, ajuda a mitigar o desgaste político. Se o objetivo é apenas economizar, é preciso colocar na ponta do lápis se o valor economizado com a taxa de administração compensa o risco de multas por erros operacionais ou o tempo dedicado por voluntários que, eventualmente, podem se desinteressar pelo cargo.